定常業務の引き継ぎ・標準化を支援するツール|Builder sheets

資料はそろっている。
なのに、どう判断するかは「あの人」しか知らない。

Builder sheetsは、手順、判断基準、関連資料、過去の対応を、実際の作業と結びつけます。「あの人に聞く」を、「ここを見れば分かる」へ。担当者が変わっても、何を見て、どう判断し、どう進めればよいかをたどれる仕組みをつくります。

業務を、記憶から仕組みへ。

  • まず1業務から
  • Builder本体は買い切り
  • お客様のGoogle環境内に導入
  • PC・スマートフォン対応
  • 45,000円〜

実運用ではGoogle Workspaceでの利用を推奨しています。最新の料金・提供条件はランサーズ商品ページをご確認ください。

Builder sheetsのPCダッシュボードとスマートフォン実行画面

現場はPC・スマートフォンから。管理・設定はPCがおすすめです。

現場課題

デジタル化したのに、まだ属人化している。

チェック表もある。手順書もある。Driveにも資料がある。チャットにも過去のやり取りが残っている。それでも、判断や例外対応になると「あの人に聞く」が残っています。

手順や判断基準が担当者の頭の中にある

経験者には分かる言葉でも、初めて担当する人には判断できません。

必要な資料がどこにあるか分からない

資料が存在していても、作業との関係が分からなければ使われません。

不備や確認待ちがチャットに埋もれる

連絡したことで終わらせず、対象の作業と解決状況を残す必要があります。

チェック表が増え、原本を見失う

似たファイルが増えるほど、最新版と実施対象を見失いやすくなります。

管理者が「終わった?」と聞いて回る

状況が一覧で分からないと、確認そのものが管理者の定常業務になります。

引き継ぎ後、対応経緯が分からない

結果だけでなく、何が起きてどう対応したかが次の判断材料になります。

構造上の原因

情報がないのではなく、情報同士の関係が切れています。

チェック表、手順書、Drive資料、チャット、過去の対応、経験者の知識。情報は存在しています。しかし、「この作業は何のためにあるのか」「どの資料を見て、何を基準に判断するのか」「この問題を次回どこから参照するのか」が、実際の作業とつながっていません。資料があっても、使う場面や判断基準が結びついていなければ、結局は経験者への確認が必要です。

ミスは担当者の注意力だけの問題ではありません。誰が、いつ、何を、どの資料と基準で確認し、問題をどこへ残すのか。その関係を業務の仕組みとして設計する必要があります。

必要なのは「もっと注意すること」ではなく、迷いにくく、止まりにくく、経験が消えにくい環境をつくることです。

Builderがするのは、資料を増やすことではありません。バラバラになった業務の流れ・作業・判断基準・資料・履歴をつなぎ直し、定常業務の仕組み化を進めることです。

では、何をどうつなぐのか。

Builderの3つの軸

「何のための仕事か」と、「今、何をするか」をつなぐ。

Builderでは、業務の流れを「サービス」、現場がまとめて実行する作業を「ワーク」、今回の実行結果を「実行チェックリスト」として整理します。

なぜサービスとワークを分けるのか

現場では、同じ「業務」という言葉が二つの意味で使われています。

サービス

顧客や業務目的から見た、開始から完了までの流れ。

「何のための仕事か」を整理する
ワーク

複数のサービスから、同じタイミングで行う作業を集めた実行単位。

「今、何をまとめて実行するか」を整理する

Builderでは、この二つをいったん分けて、正しく結び直します。

サービス=何のための業務か

ワーク=今、何をまとめて実行するか

実行チェックリスト=今回、実際に何が起きたか

得られる変化

迷いにくい。止まりにくい。経験が消えにくい。

業務の意味、実行単位、その時の記録がつながることで、担当者が変わっても動き出しやすく、現場で得た経験を次へ残しやすくなります。

01

迷いにくい

  • 今日何をするか分かる
  • どの資料を見るか分かる
  • 何をもってOKとするか分かる
  • 問題時に何を確認するか分かる
02

止まりにくい

  • 担当者が変わっても作業を始めやすい
  • 新人や外部メンバーへ任せやすい
  • 経験者が不在でも過去対応を確認できる
  • 管理者へ質問が集中しにくくなる
03

経験が消えにくい

  • 問題を作業へ紐づけて残せる
  • 過去の対応を次回参照できる
  • 問題を手順や判断基準の改善へ戻せる
  • 改善内容を次の標準へ反映できる

引き継ぎやすい業務の状態

作業を渡すだけでなく、業務を渡せる状態へ。

チェック表や手順書で「やること」は渡せます。しかし、目的、業務全体の流れ、判断基準、資料、過去の対応までつながっていなければ、判断は元の担当者に残ります。Builder sheetsが目指すのは、業務の背景と関係性まで、次の担当者がたどれる状態です。

複数業務をまたぐサンプル

例えば、複数の業務をまたぐ「月末締め」をBuilderで整理すると。

請求、経費精算、勤怠管理。目的も流れも違う業務でも、現場では「月末にまとめてやる仕事」があります。Builderでは、業務ごとの流れはサービスとして残し、同じタイミングで行う作業をワークとしてまとめます。

以下はBuilderの使い方を説明するためのサンプルです。実在する導入事例ではありません。

月末締めワークの各チェック項目から、元のサービス、手順、判断基準、関連資料、過去の対応までたどれます。

「今やる作業」と「何のための作業か」を結びつけます。

実画面動画

実画面で、日々の実行を確認する。

実行チェックリストを開き、判定し、コメントを残し、進み具合を確認する流れを、実際の画面で紹介します。

操作デモ|実行チェックリストを動かす約10分
YouTubeで開く

機能による証明 01

今日やることと、
進み具合が分かる。

業務を整理し、現場が実行し、その結果を記録し、管理者が状況を確認する。日々の作業と全体の進み具合を、一つの流れで確認できます。

  • 進捗・期限超過・未解決事項を見える化
  • 日次・週次・月次などの定期作業を自動生成
  • PC・スマートフォンから実行
  • リスト形式と表形式(マトリクス)に対応

機能による証明 02

手順・資料・判断基準を、作業する場所からたどれる。

チェック項目だけがあっても、何を見て、どの状態ならOKで、例外時にどうするのかが分からなければ、安定して任せることはできません。Builder sheetsでは、必要な情報を作業する場所へ結びつけます。

  • 手順書・仕様書・関連URLへのリンク
  • 項目ごとの詳細説明
  • 画像や補足情報
  • 判断基準・注意事項
  • 作業箇所から必要なGoogle Drive資料へアクセス

機能による証明 03

問題と対応履歴を、業務として残せる。

不備や確認待ちは、該当するチェック項目へコメントとして残します。Google Chatやメールは「気づかせる場所」、Builder sheetsは「業務として記録する場所」として使い分けます。

  • チェック項目へコメントを記録
  • Google Chat・メールで関係者へ通知
  • Builder sheetsで対応・クローズ
  • 未解決・解決済みを整理
  • 対応履歴を次回の作業から参照

機能による証明 04|実行結果を、次の標準へ戻す

その日の作業を、その日だけで終わらせない。

問題や気づきを作業に残し、対応履歴を蓄積する。必要なら手順や判断基準を見直し、改善した内容を次の標準へ反映し、継続的な業務改善につなげます。

作業 → 記録 → 改善のサイクルで、現場の経験をチームの資産へ。

利用イメージ

チェック業務だけではありません。繰り返し発生する定常業務を、チームで回せる仕組みへ。

「実行する・判断する・記録する・引き継ぐ・改善する」が繰り返される業務に向いています。

IT・Webサービス運用
コンテンツ公開前確認
BPO・受託運用
月次の請求・精算・締め処理
店舗・施設の開店・閉店業務
設備・施設の定期点検
入社・退社対応
品質確認・審査・検品
定期的な報告・集計・配信

上記は利用イメージです。実在する導入事例や実績ではありません。

向いているケース・向いていないケース

すべての業務に向く商品ではありません。

担当者依存を減らし、定常業務における業務引き継ぎと業務標準化を進めたい小規模チームに向いています。あわせて、制約と自社業務との相性をご確認ください。

向いているケース

  • Google Workspaceを利用している
  • 小規模チームで運用したい
  • 日次・週次・月次など、繰り返し発生する定常業務がある
  • 手順・判断基準・資料が分散している
  • 担当者依存や引き継ぎに課題がある
  • コメントや対応履歴を業務に紐づけて残したい
  • 大型システムほどの費用はかけられない
  • まず一つの業務から始めたい

向いていないケース

  • 大人数で頻繁に同時操作する
  • 大量データを高速処理したい
  • 基幹システムとして利用したい
  • 複雑な権限管理が必要
  • 高度な独自画面や個別機能を前提としている
  • 業務整理を行わず、導入だけで自動的に改善することを期待している

大人数の頻繁な同時操作や、大量データの高速処理を最優先する業務には向きません。導入前のご相談はランサーズの商品ページから受け付けています。

Google Workspaceを活かして、小さくDX

新しいSaaSへ業務を移すのではなく、今あるGoogle環境を活かします。

Builder sheetsは、お客様が管理するGoogle環境へ導入します。既存のDrive資料を活かしながら、繰り返し発生する定常業務と結びつけられます。

  • Builder sheets本体は買い切り
  • ユーザー数に応じたBuilder本体の月額料金なし
  • お客様のGoogle環境内へ導入
  • Google Drive上の既存資料を活用
  • 導入完了後はApps Scriptの共有を解除
  • Google Workspace等の契約費用はお客様負担
お客様のGoogle環境
Drive資料Apps Script買い切り

プログラム反映のため、一時共有するのはお客様が作成したApps Scriptプロジェクトです。

将来の活用に向けた土台

業務を整理しておくことは、将来のAI活用の準備にもなる。

現行のBuilder sheetsにAI機能は搭載していません。

ただし、業務目的、手順、判断基準、関連資料、例外時の対応、実行履歴を整理しておくことは、将来AIに業務を支援させるための土台になります。

まず、人が判断できる業務の形をつくる。AI活用は、その先です。

購入するもの

定常業務の引き継ぎ・標準化ツールを導入します。

プランに応じて、業務整理・初期登録までお手伝いします。

導入するBuilder sheets本体は共通です。自社で整理・登録するか、登録作業を依頼するか、業務整理から依頼するかでプランが変わります。

料金・導入

業務整理と登録支援を、どこまで依頼するか。

自社で業務を整理・登録する

ベーシック

45,000

納期目安:7日

ツール導入とガイドを受け取り、自社で業務を整えて登録します。

  • お客様のGASプロジェクトへBuilder sheets ライト版を導入
  • 1環境分のライセンスキー発行
  • 初期導入ガイド・利用ガイド提供
  • サンプルデータ提供
  • 自社業務の整理・登録はお客様が実施
料金・提供条件を見る

既存資料から代表業務の整理・構築を依頼する

プレミアム

150,000

納期目安:30日

既存のチェック表や手順書をもとに、代表業務の整理から支援します。

  • ベーシックの内容
  • 提供資料をもとに移行整理テンプレートを作成
  • 業務整理と一括登録データ作成
  • サービス・ワーク合計3件まで
  • チェック項目・プロセスステップ合計30件まで
料金・提供条件を見る

掲載内容と最新の料金・提供条件が異なる場合は、ランサーズ商品ページの記載を優先します。

Builder本体は買い切りです。Google Workspace等の契約費用は別途お客様負担です。

Builder導入では、業務をこのように整理していきます。

  1. 1

    業務整理

    目的、開始条件、完了条件、業務フローを整理

  2. 2

    ワーク設計

    実施タイミング、担当、作業のまとまりを整理

  3. 3

    チェック設計

    項目、手順、判断基準、例外、資料を整理

  4. 4

    Builder構築

    サービス、ワーク、チェック項目、資料、通知を登録

  5. 5

    実行設計

    定期生成、担当、期限、コメント運用を設定

  6. 6

    改善設計

    履歴参照、ワーク修正、バージョン管理方法を設定

どこまでたりなっちプラスが支援するかは、選択するプランによって異なります。自社で整理・登録することも、業務整理や初期登録の支援を依頼することもできます。

導入の流れ

  1. 1相談
  2. 2対象業務と利用条件を確認
  3. 3プラン決定
  4. 4お客様のGoogle環境へ導入
  5. 5業務登録・運用開始

よくある質問

導入前に、よくいただく確認事項。

さらに詳しい条件は、最新の商品ページをご確認ください。

ランサーズ商品ページへ

たりなっちプラスについて

困ったを、仕組みに変える。

たりなっちプラスは、中小企業や小規模チームの業務を整理し、手順・ルール・資料・ツールへ落とし込むことで、現場で続けられる仕組みづくりを支援しています。

Builder sheetsを導入して終わりではなく、必要に応じて、業務整理や初期登録から一緒に進めます。

次の一歩

まずは、一つの定常業務から。

チェック表はある。作業も回っている。でも、担当者が変わったときに不安が残る。そんな業務から、少しずつ仕組みに変えていけます。実画面を確認したうえで、自社の業務に合うかご相談ください。

実画面動画を見る